GC Verviers

PV comité 16/02/11

Réunion du comité du 30.09.2010

Présents : P. Lejeune, JJ Grignard, H. Libert, B. Paquay, D. Keuninckx, B. Guillemin, R. Duria et A. Knubben

Excusé : P. Vanderheyden

Ordre du jour

Choix des sweat-shirts et des T-shirts aux couleurs du GCV
Départ de plusieurs membres : examen de la problématique
Challenge interne : adaptation du règlement en fonction des expériences de la saison écoulée
La Grand-Bo : hébergement et organisation
La Brandt : debriefing de la première réunion d’organisation
Reprise des sorties club - dispositions à prendre
Divers

Point 1 de l’ordre du jour

JJ Grignard nous présente l’offre proposée par la société Oritex pour la réalisation de T-shirts et sweat-shirts. Il en coûterait 8,00 € / T-shirt et 20,00 € / sweat-shirt.

La possibilité de placer des pubs de sponsors est évoquée, avec prise en charge de la T.V.A. : M. Livet (ERGO, ex-Hambourg Manheimer), JJ Grignard (CPI) et Vander (carrosserie) seront contactés.

Le montant total de la facture s’élève à 1.764,00 hors T.V.A.

Le comité décide :

-) de marquer son accord sur la confection de ces vêtements ;

-) de demander à M. Livet (PL), Vander (AK) et CPI (JJG), de prendre la T.V.A. en charge en échange d’une modique contribution de 100,00 €

-) de charger JJG de concrétiser ce projet.

Point 2 de l’ordre du jour

à la demande de Vander, le comité examine au cas par cas les départs de certains membres ces dernières années.

Étant donné que chaque départ s’explique différemment pour des raisons propres et certainement pas pour des raisons de coût de la cotisation, le comité décide de maintenir le montant des cotisations actuellement demandées (voir aussi dans le prolongement le point 6).

Point 3 de l’ordre du jour

En fonction des expériences de la saison écoulée, JJG a adapté le règlement et le soumet au comité.

Il est décidé :

-) d’accepter les propositions de JJG

-) de demander à JJG d’envoyer le nouveau règlement à AK pour insertion dans le rapport et à PL pour insertion sur le site.

Règlement adapté du challenge interne

Challenge interne GCV 2011

Objectifs
Le challenge interne GCV a pour objectif de gratifier les membres du club, cyclosportifs ou cyclotouristes qui, par leurs actions ou participations, contribuent au rayonnement du GCV, et de susciter une émulation entre les membres.
Principe
Les membres du club comptabilisent des points récoltés suite à leurs participations objectives à des épreuves, entraînements, activités, recherche de sponsors. En fin de saison, ceux qui ont récoltés le plus de points sont récompensés.
Des événements subjectifs (anecdotes, chutes, blessures...) feront l’objet d’un prix spécial hors comptabilité des points.
Durée
La saison commence le 1^er mars et se termine le 31 octobre.
Participations objectives

- Sorties officielles cf. calendrier GCV + calendrier conjoint à établir avec des clubs « voisins » (Gilbert, Montfort, Rosseleer, Classic des Ardennes et Transfrontalienne, notamment)

- Epreuves ECW, Challenge GCV-VCC-Henket,

- Cyclosportives en Belgique ou à l’étranger faisant l’objet d’un classement publié

- Voiture balai

- Activité ludique (BBQ, soupers)

- Recherche sponsors

- Participation à la Brandt

- Participation à l’AG

Manifestation	Points	Bonus
Sorties GCV	1 pt/km	0
Epreuve	1 pt/km	+ 0,1/participant GCV avec max 10/10^ème. Podium : +2pts (femmes 10pts) x nb de participants dans la catégorie Victoire : +5pts (femmes 20pts)x nb de participants dans la catégorie
Cyclosportive belge	1 pt/km	+ 0,1/participant GCV avec max 10/10^ème
Cyclosportive étrangère	1 pt/km	+ 0,1/participant GCV avec max 10/10^ème
Voiture balai	2 pts/km
Activité ludique	50 pts/participation
Recherche de sponsors	2pts/€ annuel	+ 0,1/100€ au dessus de 250€

Attribution des points

Aucun point ne sera attribué à un membre qui réalise une activité ne s’inscrivant pas dans une initiative programmée dans le calendrier du club (sortie extérieure, Brandt, BBQ, etc.)

Notification des participations
Les participants doivent signaler au responsable désigné par le comité leurs participations, ainsi que les bonus y afférents.
Le responsable désigné a le droit d’en demander la preuve.
Un tableau reprenant les participations sera tenu à jour sur le site Internet du club.
Récompenses.
Au cours du souper annuel, le 1^er prix est remis au membre qui a comptabilisé le plus de points au cours de la saison. Celui-ci reçoit le challenge qu’il garde pour la durée de la saison suivante jusqu’au souper annuel. De plus, il est dispensé de cotisation club pour cette année là.
Les 2^e et 3^e reçoivent également un prix.
Des prix sont tirés au sort parmi les participants.
Evénements subjectifs.
Tout événement de course, cyclo, entraînement ou manifestation ayant un rapport avec le GCV peut être rapporté par écrit, coupure de presse ou photo au comité.
En fin de saison, le comité sélectionne par vote trois faits qui seront rapportés à l’assemblée lors du souper annuel de fin de saison.
L’assemblée élit par vote le meilleur fait, dont l’auteur est récompensé.
Cas de figure autres.
Les cas de figure non prévus par le présent règlement seront examinés par le comité, qui prendra position dans l’intérêt de l’esprit du challenge et du GCV.

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Point 4 de l’ordre du jour

Le comité décide :

-) de choisir un des gîtes proposés par PL (14 personnes)

-) de fixer à 75,00 € le coût de l’hébergement

-) de proposer cette activité sur le site, le paiement des 75,00 valant réservation de l’hébergement

-) que chaque participant s’inscrira individuellement à la cyclosportive

Point 5 de l’ordre du jour

PL procède au debriefing de la 1^ère réunion de la Ch. Brandt 2011.

Une formule promotionnelle de logement (90,00 € / personne) au Grand Hôtel de Verviers sera proposée au cyclos extérieurs désireux de loger pour l’occasion à Verviers. Il en sera fait mention sur le site Internet de la Ch. Brandt (BG) avec traduction en NL (AK).

Pour le reste, les choses se mettent en place.

Point 6 de l’ordre du jour

En préambule à la reprise des sorties club (à compter du 06.03.2011), au vu notamment de la présence permanente de cyclistes extérieurs au club lors de ces sorties, en vue d’assurer une sécurité maximale sur des routes ouvertes en réduisant l’importance du peloton et de créer / renforcer l’esprit de groupe au sein du GCV, le comité décide :

-) de charger HL de préparer un feuillet à distribuer à tous les cyclistes qui ne sont pas membres du GCV et du Central et qui participent à nos randos dominicales, dans lequel seront reprécisés les éléments suivants :

- les sorties du dimanche sont organisées par le GCV, pour ses membres en ordre d’affiliation / de cotisations ;

- les cyclistes qui ne sont pas membres du GCV et du Central seront invités à s’affilier exclusivement au GCV, club organisateur de ces sorties ;

- les cyclistes qui ne le souhaitent pas ne seront plus admis à nos sorties ;

- cette disposition vaudra lors de nos sorties organisées, soit de mars à novembre de chaque année

-) de demander à HL de prévoir suffisamment d’exemplaires afin de pouvoir les distribuer au départ ou en cours de rando ;

-) que tous les membres du comité feront passer le message oralement et/ou via ce feuillet.

Point 7 de l’ordre du jour - Divers

Changement de date pour la course de Welkenraedt organisée dans le cadre du Challenge GCV-Henket-Central ; elle aura lieu le sa. 07.05.2011, sous l’appellation « Grand Prix Yves Beckers » et sous l’égide de l’ECW.

Les tâches assignées au GCV sont de trouver des signaleurs et d’organiser un BQQ (pains-saucisses) à vendre sur place pour alimenter ses caisses.

Les installations du FC Hoof seront disponibles : en contrepartie, ce club percevra les recettes de boissons.

Coordination générale de cet événement : R. Duria

La réunion est clôturée à 23h00.

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